Informativa sul trattamento dei dati personali

La presente Informativa descrive le modalità e le finalità del trattamento dei dati personali degli utenti che accedono, navigano, si registrano o utilizzano la piattaforma Freedhome — sito web www.freedhome.it, applicazione mobile e relativa infrastruttura digitale (di seguito, congiuntamente, la "Piattaforma") — in conformità al Regolamento UE 2016/679 ("GDPR"), al D.Lgs. 196/2003 come modificato dal D.Lgs. 101/2018 ("Codice Privacy") e ai provvedimenti del Garante per la protezione dei dati personali (cumulativamente, la "Normativa Privacy Applicabile").

La presente Informativa si riferisce esclusivamente alla Piattaforma Freedhome. Per i siti web di terzi raggiungibili tramite link sulla Piattaforma si applicano le rispettive informative.

1. Titolare del trattamento

Titolare del Trattamento: Freedhome S.r.l. — Startup Innovativa, con sede legale in Corso di Porta Ticinese 60, 20123 Milano (MI), C.F./P.IVA 10976300961, PEC freedhomesrl@pec.it, email privacy@freedhome.it (di seguito, "Freedhome", "Società" o "Titolare").

2. Responsabile della Protezione dei Dati (DPO)

Il Titolare ha nominato un Responsabile della Protezione dei Dati, contattabile all'indirizzo email dpo@freedhome.it per qualsiasi questione relativa al trattamento dei dati personali o all'esercizio dei diritti dell'Interessato.

3. Categorie di dati personali trattati

Freedhome tratta le seguenti categorie di dati personali, in funzione del ruolo dell'Utente (Locatore, Conduttore, Garante o visitatore) e dei servizi attivati:

• Dati identificativi e di contatto: nome, cognome (o ragione sociale per persone giuridiche), codice fiscale / partita IVA, indirizzo di residenza / sede legale, data e luogo di nascita, email, numero di telefono.
• Dati del legale rappresentante (per persone giuridiche): nome, cognome, codice fiscale, data e luogo di nascita.
• Dati relativi al documento di identità: tipologia, numero, ente di rilascio, data di rilascio e di scadenza, immagine del documento.
• Dati relativi all'affidabilità economica: esiti delle verifiche di affidabilità creditizia (assenza di protesti, decreti ingiuntivi, pregiudizievoli economiche), congruità reddituale documentata (busta paga, CU, modello unico o equipollente), forniti dall'Utente o dalle piattaforme terze qualificate di Credit Bureau.
• Dati bancari e di pagamento: IBAN del conto corrente, identificativi del mandato SEPA SDD, dati di transazione gestiti tecnicamente dall'intermediario di pagamento qualificato terzo. Freedhome non conserva direttamente i dati di pagamento sensibili (es. PAN di carte), che sono gestiti dall'intermediario.
• Dati relativi all'Immobile e al contratto di locazione: indirizzo dell'immobile, dati catastali, tipologia contrattuale, durata, importi, fotografie dell'immobile (incluse eventuali coordinate di geolocalizzazione ove autorizzate dall'Utente al momento della cattura).
• Dati relativi alla firma elettronica: identificativi tecnici del processo di firma, marche temporali, hash del documento, indirizzo IP al momento della firma, generati dal prestatore qualificato di servizi fiduciari (QTSP) eIDAS.
• Comunicazioni e contenuti generati dall'Utente: messaggi scambiati nella chat in piattaforma, documenti caricati, fotografie del HomeCheck, segnalazioni al Supporto Freedhome, recensioni, feedback, eventuali registrazioni di interazioni con il servizio clienti.
• Dati di navigazione e tecnici: indirizzo IP, identificatori del dispositivo, user agent, sistema operativo, browser, pagine visitate, tempi di permanenza, log del server, eventi di interazione, dati raccolti tramite cookie e tecnologie analoghe (per i quali si rinvia alla Cookie Policy).
• Dati di geolocalizzazione: coordinate GPS al momento della cattura delle fotografie del HomeCheck, ove l'Utente abbia autorizzato i permessi di geolocalizzazione del dispositivo. Localizzazione approssimativa dedotta dall'indirizzo IP per finalità di sicurezza e analytics.
• Dati relativi alla fatturazione: dati necessari all'emissione di documenti fiscali (fattura elettronica via Sistema di Interscambio).

Dati non trattati: Freedhome non richiede né tratta volontariamente categorie particolari di dati ai sensi dell'art. 9 GDPR (origine razziale o etnica, opinioni politiche, convinzioni religiose o filosofiche, appartenenza sindacale, dati genetici o biometrici, dati relativi alla salute, alla vita sessuale o all'orientamento sessuale) né dati relativi a condanne penali e reati ai sensi dell'art. 10 GDPR. Si invitano gli Utenti a non conferire spontaneamente tali categorie di dati.

4. Fonti dei dati

I dati personali trattati possono provenire da:

• l'Utente stesso, mediante registrazione, compilazione di form, caricamento di documenti e contenuti, interazioni in chat;
• altri Utenti della Piattaforma, limitatamente a comunicazioni e interazioni contrattualmente connesse (ad es. il Locatore riceve i dati del Conduttore selezionato);
• terze parti qualificate (es. piattaforme di Credit Bureau, intermediario di pagamento, QTSP) nell'ambito delle verifiche e dei servizi tecnici;
• strumenti automatici di raccolta (cookie, log, analytics) durante la navigazione.

5. Finalità e basi giuridiche del trattamento

I dati personali sono trattati per le finalità e sulle basi giuridiche di seguito specificate:

5.1 Registrazione e gestione dell'Account

Finalità:creazione dell'Account, autenticazione, gestione tecnica e operativa della Piattaforma. Base giuridica: esecuzione di un contratto di cui l'Interessato è parte o di misure precontrattuali (art. 6.1.b GDPR).

5.2 Erogazione dei pacchetti di servizio e dei servizi accessori

Finalità:attivazione e gestione dei pacchetti di servizio sottoscritti (verifiche di affidabilità, supporto alla pubblicazione di annunci, gestione del pagamento del canone tramite intermediario qualificato terzo, supporto alle parti, firma elettronica e conservazione probatoria dei contratti, supporto alla registrazione presso l'Agenzia delle Entrate, HomeCheck, gestione di eventuali coperture tecnico-organizzative). Base giuridica: esecuzione di un contratto di cui l'Interessato è parte (art. 6.1.b GDPR).

5.3 Verifiche di affidabilità e prevenzione delle frodi

Finalità:esecuzione delle verifiche di identità, affidabilità creditizia e congruità reddituale tramite piattaforme terze qualificate di Credit Bureau, ai fini dell'accesso ai pacchetti di servizio e della prevenzione delle frodi. Base giuridica: esecuzione del contratto o di misure precontrattuali (art. 6.1.b GDPR); legittimo interesse di Freedhome alla prevenzione delle frodi e alla tutela degli Utenti e della propria organizzazione (art. 6.1.f GDPR).

5.4 Pagamenti e adempimenti contabili

Finalità: gestione tecnica dei pagamenti tramite intermediario qualificato terzo, emissione di fatture elettroniche, registrazione contabile, conservazione documentale a fini fiscali. Base giuridica: esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR) e adempimento di obblighi di legge in materia fiscale e contabile (art. 6.1.c GDPR).

5.5 Firma elettronica e conservazione probatoria

Finalità: sottoscrizione elettronica dei contratti tramite firma elettronica avanzata erogata da prestatore qualificato eIDAS, conservazione a norma con marca temporale qualificata. Base giuridica: esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR); adempimento di obblighi di legge derivanti dal Reg. UE 910/2014 e dalla normativa nazionale (art. 6.1.c GDPR).

5.6 Comunicazioni di servizio

Finalità:invio di comunicazioni transazionali, notifiche operative, solleciti, comunicazioni relative all'Account o ai servizi sottoscritti. Base giuridica: esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR).

5.7 Sicurezza e prevenzione di abusi

Finalità:tutela dell'integrità della Piattaforma, prevenzione di accessi non autorizzati, attività fraudolente, abusi, phishing, attacchi informatici. Base giuridica: legittimo interesse del Titolare alla sicurezza dei propri sistemi e alla protezione degli Utenti (art. 6.1.f GDPR).

5.8 Adempimenti antiriciclaggio e altri obblighi di legge

Finalità: adempimento degli obblighi previsti dalla normativa antiriciclaggio (ove applicabile), dagli obblighi fiscali, dalle richieste delle Autorità competenti. Base giuridica: adempimento di obblighi di legge (art. 6.1.c GDPR).

5.9 Marketing diretto e comunicazioni promozionali

Finalità: invio di comunicazioni promozionali, newsletter, offerte commerciali su servizi di Freedhome via email, SMS, notifiche push e canali analoghi. Base giuridica: consenso dell'Interessato (art. 6.1.a GDPR), liberamente revocabile in qualsiasi momento. Per i clienti che hanno già sottoscritto servizi analoghi, Freedhome può inviare comunicazioni su prodotti analoghi sulla base del proprio legittimo interesse ai sensi dell'art. 130, comma 4, del Codice Privacy ("soft spam"), fatto salvo il diritto di opposizione dell'Interessato.

5.10 Profilazione e analisi commerciali

Finalità: analisi dei comportamenti, delle preferenze e degli interessi degli Utenti, anche tramite cookie di profilazione e tecnologie analoghe, al fine di personalizzare offerte e comunicazioni. Base giuridica: consenso dell'Interessato (art. 6.1.a GDPR), liberamente revocabile.

5.11 Analytics e miglioramento del servizio

Finalità:analisi statistica del traffico e dell'utilizzo della Piattaforma, ottimizzazione delle funzionalità, sviluppo di nuovi servizi. Base giuridica: legittimo interesse del Titolare al miglioramento dei propri servizi (art. 6.1.f GDPR); per gli strumenti di analytics che comportano profilazione o trasferimento extra-UE, consenso (art. 6.1.a GDPR) tramite cookie banner.

5.12 Difesa in giudizio

Finalità: esercizio o difesa di un diritto in sede giudiziaria, gestione del contenzioso, recupero crediti, surrogazione e rivalsa nei termini previsti dalle Condizioni Generali di Servizio. Base giuridica: legittimo interesse del Titolare (art. 6.1.f GDPR); ove applicabile, adempimento di obblighi di legge (art. 6.1.c GDPR).

6. Natura del conferimento

Il conferimento dei dati identificativi, di contatto e dei dati necessari all'espletamento delle verifiche, alla stipula e all'esecuzione dei contratti è obbligatorio: in mancanza, non è possibile completare la registrazione, attivare i servizi o eseguire le prestazioni richieste. Il conferimento dei dati per finalità di marketing e profilazione è facoltativo e basato sul consenso, liberamente revocabile in qualsiasi momento.

7. Destinatari e categorie di destinatari

I dati personali possono essere comunicati alle seguenti categorie di destinatari, ciascuno in qualità di responsabile o di autonomo titolare del trattamento ai sensi della Normativa Privacy Applicabile, ed esclusivamente nei limiti necessari alle finalità indicate. Possono inoltre essere trattati dal personale di Freedhome appositamente autorizzato e istruito.

Freedhome non vende a terzi i dati personali degli Utenti e non li comunica per finalità promozionali di terzi senza il consenso espresso dell'Interessato. L'elenco aggiornato dei principali fornitori e responsabili del trattamento esterni è disponibile su richiesta all'indirizzo dpo@freedhome.it.

8. Trasferimenti verso Paesi terzi

Alcuni fornitori utilizzati da Freedhome possono trattare dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo (in particolare fornitori di servizi cloud, analytics e marketing). In tali casi, Freedhome assicura che il trasferimento avvenga in conformità al Capo V del GDPR, mediante l'adozione di una o più delle seguenti garanzie: (i) decisioni di adeguatezza della Commissione Europea; (ii) clausole contrattuali tipo (Standard Contractual Clauses) approvate dalla Commissione Europea; (iii) misure supplementari tecniche e organizzative, ove necessarie. Copia delle garanzie adottate può essere richiesta all'indirizzo dpo@freedhome.it.

9. Periodo di conservazione

I dati personali sono conservati per il tempo strettamente necessario al perseguimento delle finalità per cui sono raccolti, nel rispetto del principio di limitazione della conservazione:

• Dati di Account:per tutta la durata del rapporto contrattuale, salva la cancellazione dell'Account su richiesta dell'Utente.
• Dati relativi ai contratti, ai pagamenti e ai documenti fiscali: per 10 (dieci) anni dalla cessazione del rapporto, in conformità alla prescrizione ordinaria ex art. 2946 c.c. e agli obblighi fiscali e di conservazione documentale ai sensi della normativa applicabile.
• Dati di firma elettronica e conservazione probatoria: per il termine previsto dalla normativa eIDAS e dai provvedimenti del prestatore qualificato di servizi fiduciari, comunque non inferiore a 20 anni ove richiesto da specifici obblighi di conservazione.
• Dati relativi alle verifiche antifrode: per il tempo necessario alle finalità di prevenzione, e comunque non oltre 5 anni dalla raccolta, salvo conservazione più estesa per la difesa in giudizio.
• Dati di marketing: fino alla revoca del consenso e, comunque, non oltre 24 mesi dall'ultima interazione dell'Interessato.
• Dati di navigazione, log e cookie: secondo i termini indicati nella Cookie Policy; i log tecnici sono conservati per un massimo di 12 mesi salvo necessità di indagine su attività illecite.

Decorsi i termini di conservazione, i dati sono cancellati o anonimizzati in forma irreversibile, salvo l'obbligo di conservazione per legge o per la difesa in giudizio.

10. Processi decisionali automatizzati

Le verifiche di affidabilità (identità, affidabilità creditizia, congruità reddituale) eseguite tramite piattaforme terze qualificate di Credit Bureau si basano su criteri oggettivi predefiniti e possono comportare un esito negativo che impedisce l'attivazione del servizio. Tale processo non costituisce decisione interamente automatizzata ai sensi dell'art. 22 GDPR, in quanto la decisione finale sull'accesso ai servizi è sempre soggetta a verifica e, ove richiesto dall'Interessato, a revisione umana. L'Interessato ha in ogni caso diritto a ricevere spiegazioni sulle ragioni dell'esito e a contestarlo, scrivendo a dpo@freedhome.it.

11. Diritti dell'Interessato

Ai sensi degli artt. 15-22 GDPR, l'Interessato ha diritto, in qualsiasi momento, di:

• Accesso (art. 15): ottenere conferma del trattamento dei propri dati e accedervi.
• Rettifica (art. 16): ottenere la correzione dei dati inesatti o l'integrazione di quelli incompleti.
• Cancellazione (art. 17): ottenere la cancellazione dei propri dati, nei casi previsti.
• Limitazione (art. 18): ottenere la limitazione del trattamento, nei casi previsti.
• Portabilità (art. 20): ricevere in formato strutturato i propri dati e trasmetterli ad altro titolare, nei casi previsti.
• Opposizione (art. 21): opporsi al trattamento basato sul legittimo interesse e, in qualsiasi momento, al marketing diretto.
• Revoca del consenso (art. 7): revocare in qualsiasi momento il consenso prestato, senza pregiudicare la liceità dei trattamenti effettuati prima della revoca.
• Non sottoposizione a decisioni automatizzate (art. 22): non essere sottoposto a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato, salvi i casi previsti dalla legge.

Per esercitare i propri diritti, l'Interessato può contattare il Titolare ai seguenti recapiti:

• email: privacy@freedhome.it
• DPO: dpo@freedhome.it
• PEC: freedhomesrl@pec.it
• posta: Freedhome S.r.l., Corso di Porta Ticinese 60, 20123 Milano (MI)

Le richieste sono evase senza ingiustificato ritardo e comunque entro 30 giorni, prorogabili di ulteriori 60 in caso di particolare complessità. L'esercizio dei diritti è in linea di principio gratuito.

12. Reclamo all'Autorità di controllo

L'Interessato ha sempre il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it) o all'Autorità di controllo dello Stato membro UE di residenza, lavoro o luogo della presunta violazione.

13. Sicurezza del trattamento

Freedhome adotta misure tecniche e organizzative adeguate ai sensi dell'art. 32 GDPR per garantire un livello di sicurezza commisurato al rischio, tra cui: cifratura dei dati in transito (TLS) e a riposo ove tecnicamente possibile, controlli degli accessi, autenticazione forte per gli amministratori, segregazione degli ambienti, backup periodici, registrazione dei log, processi di gestione degli incidenti e di notifica delle violazioni di dati personali, formazione del personale autorizzato, audit periodici dei fornitori. Nessun sistema è totalmente impenetrabile e Freedhome non può garantire la sicurezza assoluta; in caso di violazione che presenti un rischio per i diritti e le libertà degli Interessati, Freedhome provvederà alle notifiche di legge.

14. Cookie e tecnologie di tracciamento

La Piattaforma utilizza cookie e tecnologie analoghe (pixel, SDK, local storage, fingerprinting) per finalità tecniche, statistiche e, previo consenso, per finalità di profilazione e marketing. Per il dettaglio, si rinvia alla Cookie Policy disponibile su www.freedhome.it/cookie-policy.

15. Modifiche all'Informativa

Freedhome si riserva di modificare la presente Informativa per adeguarla a nuove disposizioni di legge, provvedimenti dell'Autorità Garante o variazioni dei servizi. Le modifiche sostanziali saranno comunicate agli Utenti registrati con preavviso di almeno 30 giorni mediante email o avviso in piattaforma. La versione aggiornata è sempre disponibile su www.freedhome.it/privacy con indicazione della data di ultimo aggiornamento.

16. Contatti

Per qualsiasi richiesta, chiarimento o esercizio dei diritti previsti dalla Normativa Privacy Applicabile:

• Titolare: Freedhome S.r.l. — privacy@freedhome.it
• Responsabile della Protezione dei Dati: dpo@freedhome.it
• PEC: freedhomesrl@pec.it
• Indirizzo: Corso di Porta Ticinese 60, 20123 Milano (MI)