Informativa sul trattamento dei dati personali

Piattaforma Freedhome

Ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR)

Versione 3.1 — Ultimo aggiornamento: 1 ottobre 2026

La presente Informativa descrive le modalità e le finalità del trattamento dei dati personali degli utenti che accedono, navigano, si registrano o utilizzano la piattaforma Freedhome — sito web www.freedhome.it, applicazione mobile e relativa infrastruttura digitale (di seguito, congiuntamente, la "Piattaforma") — in conformità al Regolamento UE 2016/679 ("GDPR"), al D.Lgs. 196/2003 come modificato dal D.Lgs. 101/2018 ("Codice Privacy") e ai provvedimenti del Garante per la protezione dei dati personali (cumulativamente, la "Normativa Privacy Applicabile").

La presente Informativa si riferisce esclusivamente alla Piattaforma Freedhome. Per i siti web di terzi raggiungibili tramite link sulla Piattaforma si applicano le rispettive informative.

1. Titolare del trattamento

Titolare del Trattamento: Freedhome S.r.l. — Startup Innovativa, con sede legale in Corso di Porta Ticinese 60, 20123 Milano (MI), C.F./P.IVA 10976300961, PEC freedhomesrl@pec.it, email privacy@freedhome.it (di seguito, "Freedhome", "Società" o "Titolare").

2. Responsabile della Protezione dei Dati (DPO)

Il Titolare ha nominato un Responsabile della Protezione dei Dati, contattabile all'indirizzo email dpo@freedhome.it per qualsiasi questione relativa al trattamento dei dati personali o all'esercizio dei diritti dell'Interessato.

3. Categorie di dati personali trattati

Freedhome tratta le seguenti categorie di dati personali, in funzione del ruolo dell'Utente (Locatore, Conduttore, Garante o visitatore) e dei servizi attivati:

• Dati identificativi e di contatto: nome, cognome (o ragione sociale per persone giuridiche), codice fiscale / partita IVA, indirizzo di residenza / sede legale, data e luogo di nascita, email, numero di telefono.
• Dati del legale rappresentante (per persone giuridiche): nome, cognome, codice fiscale, data e luogo di nascita.
• Dati relativi al documento di identità: tipologia, numero, ente di rilascio, data di rilascio e di scadenza, immagine del documento.
• Dati relativi all'affidabilità economica: esiti delle verifiche di affidabilità creditizia (assenza di protesti, decreti ingiuntivi, pregiudizievoli economiche), congruità reddituale documentata (busta paga, CU, modello unico o equipollente), forniti dall'Utente o dalle piattaforme terze qualificate di Credit Bureau.
• Dati bancari e di pagamento: IBAN del conto corrente, identificativi del mandato SEPA SDD, identificativi del metodo di pagamento salvato per la prenotazione della visita e per gli abbonamenti (impronta della carta, mai il numero completo), identificativi degli abbonamenti e delle transazioni gestiti tecnicamente dall'intermediario di pagamento qualificato terzo (Stripe). Freedhome non conserva i dati completi delle carte.
• Dati relativi all'Immobile e al contratto di locazione: indirizzo dell'immobile, dati catastali, tipologia contrattuale, durata, importi, fotografie dell'immobile (incluse eventuali coordinate di geolocalizzazione ove autorizzate dall'Utente al momento della cattura).
• Registro dei consensi: per ogni accettazione (Termini, Condizioni della visita, Condizioni della Protezione Rischi e di Zero Deposito, mandato all'addebito dei danni): revisione e impronta del testo accettato, data e ora, indirizzo IP, browser.
• Dati relativi alla firma elettronica: identificativi tecnici del processo di firma, marche temporali, hash del documento, indirizzo IP al momento della firma, generati dal prestatore qualificato di servizi fiduciari (QTSP) eIDAS.
• Comunicazioni e contenuti generati dall'Utente: messaggi scambiati nella chat in piattaforma (con le parti oscurate perché contenenti recapiti), richieste, visite fissate, dichiarazioni di interesse e scelte, documenti caricati, fotografie del HomeCheck, segnalazioni all'Assistenza (anche sugli accordi presi fuori dalla piattaforma), recensioni, feedback, eventuali registrazioni di interazioni con il servizio clienti.
• Dati di navigazione e tecnici: indirizzo IP, identificatori del dispositivo, user agent, sistema operativo, browser, pagine visitate, tempi di permanenza, log del server, eventi di interazione, dati raccolti tramite cookie e tecnologie analoghe (per i quali si rinvia alla Cookie Policy).
• Dati di geolocalizzazione: coordinate GPS al momento della cattura delle fotografie del HomeCheck, ove l'Utente abbia autorizzato i permessi di geolocalizzazione del dispositivo. Localizzazione approssimativa dedotta dall'indirizzo IP per finalità di sicurezza e analytics.
• Numero WhatsApp: il numero di telefono fornito dall'Utente, usato per le comunicazioni di servizio via WhatsApp (Sezione 5.6).
• Dati relativi alla fatturazione: dati necessari all'emissione di documenti fiscali (fattura elettronica via Sistema di Interscambio).

Dati non trattati: Freedhome non richiede né tratta volontariamente categorie particolari di dati ai sensi dell'art. 9 GDPR (origine razziale o etnica, opinioni politiche, convinzioni religiose o filosofiche, appartenenza sindacale, dati genetici o biometrici, dati relativi alla salute, alla vita sessuale o all'orientamento sessuale) né dati relativi a condanne penali e reati ai sensi dell'art. 10 GDPR. Si invitano gli Utenti a non conferire spontaneamente tali categorie di dati.

4. Fonti dei dati

I dati personali trattati possono provenire da:

• l'Utente stesso, mediante registrazione, compilazione di form, caricamento di documenti e contenuti, interazioni in chat;
• altri Utenti della Piattaforma, limitatamente a comunicazioni e interazioni contrattualmente connesse (ad es. il Locatore riceve i dati del Conduttore selezionato);
• terze parti qualificate (es. piattaforme di Credit Bureau, intermediario di pagamento, QTSP) nell'ambito delle verifiche e dei servizi tecnici;
• strumenti automatici di raccolta (cookie, log, analytics) durante la navigazione.

5. Finalità e basi giuridiche del trattamento

I dati personali sono trattati per le finalità e sulle basi giuridiche di seguito specificate:

5.1 Registrazione e gestione dell'Account

Finalità: creazione dell'Account, autenticazione, gestione tecnica e operativa della Piattaforma. Base giuridica: esecuzione di un contratto di cui l'Interessato è parte o di misure precontrattuali (art. 6.1.b GDPR).

5.2 Erogazione dei servizi della Piattaforma

Finalità: erogazione dei servizi descritti nei Termini e Condizioni: pubblicazione degli annunci (anche sui portali terzi), periodo di prova e attivazione, richieste e chat, verifica dell'affidabilità, prenotazione e gestione delle visite, conferma e scelta dell'inquilino con il relativo pagamento, moduli facoltativi (contratto e firma elettronica, registrazione presso l'Agenzia delle Entrate, incasso automatico del canone tramite intermediario qualificato terzo, Verbale di consegna HomeCheck), Protezione Rischi e Zero Deposito, gestione del registro dei consensi. Base giuridica: esecuzione di un contratto di cui l'Interessato è parte (art. 6.1.b GDPR).

5.3 Verifiche di affidabilità e prevenzione delle frodi

Finalità: esecuzione delle verifiche di identità, affidabilità creditizia e congruità reddituale tramite piattaforme terze qualificate di Credit Bureau, ai fini dell'accesso ai servizi (richiesta certificata, Protezione Rischi, Zero Deposito) e della prevenzione delle frodi. Base giuridica: esecuzione del contratto o di misure precontrattuali (art. 6.1.b GDPR); legittimo interesse di Freedhome alla prevenzione delle frodi e alla tutela degli Utenti e della propria organizzazione (art. 6.1.f GDPR).

La certificazione della richiesta prevede il caricamento dei documenti da parte del Conduttore, l'esecuzione delle verifiche da parte della Piattaforma e la comunicazione dell'esito al proprietario.

I documenti caricati su FreedHome non vengono condivisi con il proprietario. Sono utilizzati dalla piattaforma esclusivamente per le verifiche necessarie alla certificazione della richiesta. Il proprietario visualizza quindi solo l'esito della verifica, non i documenti né il loro contenuto. Questo consente di presentare una richiesta verificata senza dover trasmettere direttamente documentazione personale a terzi. Il trattamento dei dati avviene nel rispetto del GDPR (Regolamento UE 2016/679) e della normativa italiana applicabile in materia di protezione dei dati personali.

5.4 Pagamenti e adempimenti contabili

Finalità: gestione tecnica dei pagamenti tramite intermediario qualificato terzo, emissione di fatture elettroniche, registrazione contabile, conservazione documentale a fini fiscali. Base giuridica: esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR) e adempimento di obblighi di legge in materia fiscale e contabile (art. 6.1.c GDPR).

5.5 Firma elettronica e conservazione probatoria

Finalità: sottoscrizione elettronica dei contratti tramite firma elettronica avanzata erogata da prestatore qualificato eIDAS, conservazione a norma con marca temporale qualificata. Base giuridica: esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR); adempimento di obblighi di legge derivanti dal Reg. UE 910/2014 e dalla normativa nazionale (art. 6.1.c GDPR).

5.6 Comunicazioni di servizio

Finalità: invio di comunicazioni transazionali, notifiche operative, promemoria (visite, scadenze dell'annuncio, pagamenti), comunicazioni relative all'Account o ai servizi sottoscritti, via email, notifiche in piattaforma e WhatsApp (tramite fornitore di messaggistica e WhatsApp Business Platform di Meta). Base giuridica: esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR). L'Utente può chiedere in qualsiasi momento di non ricevere più comunicazioni via WhatsApp scrivendo all'Assistenza.

5.7 Sicurezza e prevenzione di abusi

Finalità: tutela dell'integrità della Piattaforma, prevenzione di accessi non autorizzati, attività fraudolente, abusi, phishing, attacchi informatici. Base giuridica: legittimo interesse del Titolare alla sicurezza dei propri sistemi e alla protezione degli Utenti (art. 6.1.f GDPR).

Rientrano in questa finalità i controlli automatici sui contenuti della chat previsti dalla Sezione 5.4 dei Termini e Condizioni: prima dell'invio, il testo dei messaggi e il contenuto degli allegati (immagini e documenti PDF) sono analizzati in modo automatizzato per rilevare recapiti diretti (numeri di telefono, indirizzi email, profili social, collegamenti esterni o codici QR), che non sono inviati. Per gli allegati, il testo è estratto con strumenti di riconoscimento ottico dei caratteri eseguiti sui sistemi di Freedhome, senza trasmettere il contenuto a fornitori esterni; il testo estratto non è conservato, e Freedhome registra soltanto l'esito della verifica (data, ora, Utente, Richiesta, tipo di recapito rilevato e tipo di file). L'allegato che contiene un recapito non è salvato. Sono inoltre trattati i dati relativi all'Avviso di violazione e alla sospensione cautelare (Sezione 12.2 dei Termini): motivo, origine (automatica o disposta da un operatore), stato, presa d'atto con data, ora, indirizzo IP e browser, e note dell'operatore. L'interesse legittimo perseguito consiste nella protezione degli Utenti da truffe e da comunicazioni non tracciabili, nella prova delle comunicazioni e nella tutela del modello economico della Piattaforma; il bilanciamento tiene conto del fatto che l'analisi è limitata ai contenuti che l'Utente sceglie di inviare alla controparte attraverso la Piattaforma e che i contenuti non escono dai sistemi di Freedhome e non sono usati per altre finalità.

5.8 Adempimenti antiriciclaggio e altri obblighi di legge

Finalità: adempimento degli obblighi previsti dalla normativa antiriciclaggio (ove applicabile), dagli obblighi fiscali, dalle richieste delle Autorità competenti. Base giuridica: adempimento di obblighi di legge (art. 6.1.c GDPR).

5.9 Marketing diretto e comunicazioni promozionali

Finalità: invio di comunicazioni promozionali, newsletter, offerte commerciali su servizi di Freedhome via email, SMS, notifiche push e canali analoghi. Base giuridica: consenso dell'Interessato (art. 6.1.a GDPR), liberamente revocabile in qualsiasi momento. Per i clienti che hanno già sottoscritto servizi analoghi, Freedhome può inviare comunicazioni su prodotti analoghi sulla base del proprio legittimo interesse ai sensi dell'art. 130, comma 4, del Codice Privacy ("soft spam"), fatto salvo il diritto di opposizione dell'Interessato.

5.10 Profilazione e analisi commerciali

Finalità: analisi dei comportamenti, delle preferenze e degli interessi degli Utenti, anche tramite cookie di profilazione e tecnologie analoghe, al fine di personalizzare offerte e comunicazioni. Base giuridica: consenso dell'Interessato (art. 6.1.a GDPR), liberamente revocabile.

5.11 Analytics e miglioramento del servizio

Finalità: analisi statistica del traffico e dell'utilizzo della Piattaforma, ottimizzazione delle funzionalità, sviluppo di nuovi servizi. Base giuridica: legittimo interesse del Titolare al miglioramento dei propri servizi (art. 6.1.f GDPR); per gli strumenti di analytics che comportano profilazione o trasferimento extra-UE, consenso (art. 6.1.a GDPR) tramite cookie banner.

5.12 Difesa in giudizio e applicazione dei Termini

Finalità: esercizio o difesa di un diritto in sede giudiziaria, gestione del contenzioso, recupero crediti, surrogazione e rivalsa, accertamento degli accordi presi fuori dalla piattaforma e applicazione delle relative conseguenze, nei termini previsti dai Termini e Condizioni e dalle Condizioni di servizio. Base giuridica: legittimo interesse del Titolare (art. 6.1.f GDPR); ove applicabile, adempimento di obblighi di legge (art. 6.1.c GDPR).

6. Natura del conferimento

Il conferimento dei dati identificativi, di contatto e dei dati necessari all'espletamento delle verifiche, alla stipula e all'esecuzione dei contratti è obbligatorio: in mancanza, non è possibile completare la registrazione, attivare i servizi o eseguire le prestazioni richieste. Il conferimento dei dati per finalità di marketing e profilazione è facoltativo e basato sul consenso, liberamente revocabile in qualsiasi momento.

7. Destinatari e categorie di destinatari

I dati personali possono essere comunicati alle seguenti categorie di destinatari, ciascuno in qualità di responsabile o di autonomo titolare del trattamento ai sensi della Normativa Privacy Applicabile, ed esclusivamente nei limiti necessari alle finalità indicate. Possono inoltre essere trattati dal personale di Freedhome appositamente autorizzato e istruito.

Freedhome non vende a terzi i dati personali degli Utenti e non li comunica per finalità promozionali di terzi senza il consenso espresso dell'Interessato. L'elenco aggiornato dei principali fornitori e responsabili del trattamento esterni è disponibile su richiesta all'indirizzo dpo@freedhome.it.

8. Trasferimenti verso Paesi terzi

Alcuni fornitori utilizzati da Freedhome possono trattare dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo (in particolare fornitori di servizi cloud, di analisi automatica di testi, di analytics e di marketing). In tali casi, Freedhome assicura che il trasferimento avvenga in conformità al Capo V del GDPR, mediante l'adozione di una o più delle seguenti garanzie: (i) decisioni di adeguatezza della Commissione Europea; (ii) clausole contrattuali tipo (Standard Contractual Clauses) approvate dalla Commissione Europea; (iii) misure supplementari tecniche e organizzative, ove necessarie. Copia delle garanzie adottate può essere richiesta all'indirizzo dpo@freedhome.it.

9. Periodo di conservazione

I dati personali sono conservati per il tempo strettamente necessario al perseguimento delle finalità per cui sono raccolti, nel rispetto del principio di limitazione della conservazione:

• Dati di Account: per tutta la durata del rapporto contrattuale, salva la cancellazione dell'Account su richiesta dell'Utente.
• Dati relativi ai contratti, ai pagamenti e ai documenti fiscali: per 10 (dieci) anni dalla cessazione del rapporto, in conformità alla prescrizione ordinaria ex art. 2946 c.c. e agli obblighi fiscali e di conservazione documentale ai sensi della normativa applicabile.
• Dati di firma elettronica e conservazione probatoria: per il termine previsto dalla normativa eIDAS e dai provvedimenti del prestatore qualificato di servizi fiduciari, comunque non inferiore a 20 anni ove richiesto da specifici obblighi di conservazione.
• Dati relativi alle verifiche antifrode: per il tempo necessario alle finalità di prevenzione, e comunque non oltre 5 anni dalla raccolta, salvo conservazione più estesa per la difesa in giudizio.
• Esiti dei controlli automatici sulla chat e registro degli Avvisi di violazione: per 24 (ventiquattro) mesi dalla chiusura dell'Avviso o dalla registrazione del tentativo, salvo conservazione più estesa per l'accertamento delle violazioni dei Termini e per la difesa in giudizio.
• Documenti caricati per la verifica dell'affidabilità: per 12 mesi dall'esito, salvo locazione in corso; gli esiti sono conservati con i dati dell'Account.
• Registro dei consensi: per 10 (dieci) anni dalla cessazione del servizio a cui il consenso si riferisce.
• Dati di marketing: fino alla revoca del consenso e, comunque, non oltre 24 mesi dall'ultima interazione dell'Interessato.
• Dati di navigazione, log e cookie: secondo i termini indicati nella Cookie Policy; i log tecnici sono conservati per un massimo di 12 mesi salvo necessità di indagine su attività illecite.

Decorsi i termini di conservazione, i dati sono cancellati o anonimizzati in forma irreversibile, salvo l'obbligo di conservazione per legge o per la difesa in giudizio.

10. Processi decisionali automatizzati

Le verifiche di affidabilità (identità, affidabilità creditizia, congruità reddituale) eseguite tramite piattaforme terze qualificate di Credit Bureau si basano su criteri oggettivi predefiniti e possono comportare un esito negativo che impedisce l'attivazione del servizio. Tale processo non costituisce decisione interamente automatizzata ai sensi dell'art. 22 GDPR, in quanto la decisione finale sull'accesso ai servizi è sempre soggetta a verifica e, ove richiesto dall'Interessato, a revisione umana.

I controlli automatici sui contenuti della chat (Sezione 5.7) impediscono l'invio del singolo contenuto e, al ripetersi del tentativo, possono determinare l'Avviso di violazione con la sospensione cautelare della chat, che l'Utente rimuove autonomamente con la presa d'atto. La chiusura dell'Account e l'applicazione della penale previste dai Termini e Condizioni sono sempre decise da un operatore, dopo aver dato all'Interessato la possibilità di replicare. L'Interessato ha in ogni caso diritto a ricevere spiegazioni sulle ragioni dell'esito e a contestarlo, scrivendo a dpo@freedhome.it.

11. Diritti dell'Interessato

Ai sensi degli artt. 15-22 GDPR, l'Interessato ha diritto, in qualsiasi momento, di:

• Accesso (art. 15): ottenere conferma del trattamento dei propri dati e accedervi.
• Rettifica (art. 16): ottenere la correzione dei dati inesatti o l'integrazione di quelli incompleti.
• Cancellazione (art. 17): ottenere la cancellazione dei propri dati, nei casi previsti.
• Limitazione (art. 18): ottenere la limitazione del trattamento, nei casi previsti.
• Portabilità (art. 20): ricevere in formato strutturato i propri dati e trasmetterli ad altro titolare, nei casi previsti.
• Opposizione (art. 21): opporsi al trattamento basato sul legittimo interesse e, in qualsiasi momento, al marketing diretto.
• Revoca del consenso (art. 7): revocare in qualsiasi momento il consenso prestato, senza pregiudicare la liceità dei trattamenti effettuati prima della revoca.
• Non sottoposizione a decisioni automatizzate (art. 22): non essere sottoposto a una decisione basata unicamente sul trattamento automatizzato, salvi i casi previsti dalla legge.

Per esercitare i propri diritti, l'Interessato può contattare il Titolare ai seguenti recapiti:

• email: privacy@freedhome.it
• DPO: dpo@freedhome.it
• PEC: freedhomesrl@pec.it
• posta: Freedhome S.r.l., Corso di Porta Ticinese 60, 20123 Milano (MI)

Le richieste sono evase senza ingiustificato ritardo e comunque entro 30 giorni, prorogabili di ulteriori 60 in caso di particolare complessità. L'esercizio dei diritti è in linea di principio gratuito.

12. Reclamo all'Autorità di controllo

L'Interessato ha sempre il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it) o all'Autorità di controllo dello Stato membro UE di residenza, lavoro o luogo della presunta violazione.

13. Sicurezza del trattamento

Freedhome adotta misure tecniche e organizzative adeguate ai sensi dell'art. 32 GDPR per garantire un livello di sicurezza commisurato al rischio, tra cui: cifratura dei dati in transito (TLS) e a riposo ove tecnicamente possibile, controlli degli accessi, autenticazione forte per gli amministratori, segregazione degli ambienti, backup periodici, registrazione dei log, processi di gestione degli incidenti e di notifica delle violazioni di dati personali, formazione del personale autorizzato, audit periodici dei fornitori. Nessun sistema è totalmente impenetrabile e Freedhome non può garantire la sicurezza assoluta; in caso di violazione che presenti un rischio per i diritti e le libertà degli Interessati, Freedhome provvederà alle notifiche di legge.

14. Cookie e tecnologie di tracciamento

La Piattaforma utilizza cookie e tecnologie analoghe (pixel, SDK, local storage, fingerprinting) per finalità tecniche, statistiche e, previo consenso, per finalità di profilazione e marketing. Per il dettaglio, si rinvia alla Cookie Policy disponibile su www.freedhome.it/cookie-policy.

15. Modifiche all'Informativa

Freedhome si riserva di modificare la presente Informativa per adeguarla a nuove disposizioni di legge, provvedimenti dell'Autorità Garante o variazioni dei servizi. Le modifiche sostanziali saranno comunicate agli Utenti registrati con preavviso di almeno 30 giorni mediante email o avviso in piattaforma. La versione aggiornata è sempre disponibile su www.freedhome.it/privacy-policy con indicazione della data di ultimo aggiornamento.

16. Contatti

Per qualsiasi richiesta, chiarimento o esercizio dei diritti previsti dalla Normativa Privacy Applicabile:

• Titolare: Freedhome S.r.l. — privacy@freedhome.it
• Responsabile della Protezione dei Dati: dpo@freedhome.it
• PEC: freedhomesrl@pec.it
• Indirizzo: Corso di Porta Ticinese 60, 20123 Milano (MI)